↑ Επιστροφή σε Office apps

Access

Τι είναι η Access?

imagesΕίναι μία εφαρμογή διαχείρισης δεδομένων. Επιφανειακά μοιάζει με ένα πρόγραμμα spreadsheet, αφού κι αυτή βάζει τα δεδομένα σε γραμμές και κολόνες (όπως π.χ. κάνει το Excel ή το OpenOffice Calc).

Όμως στην εποχή μας, τα spreadsheets έχουν σε μεγάλο βαθμό αντικαταστήσει τις βάσεις δεδομένων και όχι αδικαιολόγητα.

Όταν το Excel επιτρέπει μέχρι και 1 εκατομ. γραμμές, μπορεί κανείς να αναρωτιέται γιατί είναι απαραίτητη μία εφαρμογή βάσης δεδομένων. Επιπλέον τα μηχανήματα πάνω στο γραφείο μας είναι πολύ ισχυρά κι αυτό επιτρέπει την εύκολη διαχείριση μεγάλου αριθμού δεδομένων ακόμα και με τον σχετικά σπάταλο τρόπο που χρησιμοποιούν τα spreadsheets.

Θα σας πω λοιπόν αρχικά γιατί δεν είναι απαραίτητη και στη συνέχεια θα σας πω σε ποιές περιπτώσεις είναι απαραίτητη.

Δεν χρειάζεστε Access όταν:

  1. έχετε σχετικά λίγα δεδομένα. Δηλ. μέχρι μερικές εκατοντάδες ή λίγες χιλιάδες γραμμών,
  2. τα δεδομένα ή και οι φόρμουλες διαφέρουν αρκετά από τη μία γραμμή στην άλλη (δηλ. στη μία γραμμή χρησιμοποιείτε 10 στήλες, στην επόμενη 14 κλπ),
  3. οι συχνές φόρμουλες είναι το κύριο χαρακτηριστικό
  4. χρειάζεστε να κάνετε συχνά αλλαγές στην εμφάνιση και στους υπολογισμούς

Χρειάζεστε Access όταν:

  1. τα δεδομένα είναι πολλά (περισσότερα από μερικές εκατοντάδες),
  2. η μορφή τους είναι σταθερή (δηλ. κάθε γραμμή χρησιμοποιεί τον ίδιο αριθμό στηλών) ή τουλάχιστον μπορούν να γίνουν τέτοια (προσθέτοντας κενά κελιά),
  3. οι υπολογισμοί που χρειάζεται να κάνετε δεν αλλάζουν συχνά,
  4. σας είναι απαραίτητες πολύπλοκες φόρμες εισαγωγής δεδομένων με δυνατότητα εξασφάλισης ότι ο χρήστης δεν θα μπορεί να καταχωρήσει «άσχετες» τιμές στα διάφορα πεδία.

Η διαφορά ανάμεσα στα List και Combo Boxes

Όταν τα βάλετε σε ένα Πίνακα, δεν θα δείτε καμμία διαφορά. Έχοντας τα ήδη βάλει σε ένα Πίνακα, όταν δημιουργήσετε μία Φόρμα, τότε θα δείτε τη μεγάλη διαφορά ανάμεσα στα δύο: Τα list boxes παραμένουν ανοιχτά όλη την ώρα (άρα προσφέρονται για ολιγάριθμες επιλογές, αφού αλλιώς θα καταλάμβαναν πολύτιμο χώρο πάνω στην οθόνη) Τα combo …

Δες τη σελίδα »

Μικρά μυστικά

Διαβάστε κάτω από αυτή τη σελίδα μικρά μυστικά και κόλπα που θα κάνουν τη βάση σας καλύτερη και τη δουλειά σας ευκολότερη

Δες τη σελίδα »

Μετάβαση σε γραμμή εργαλείων